Sistemas de protocolo online vieram para auxiliar quem lida diariamente com um alto volume de solicitações e trâmites que envolvem o atendimento aos cidadãos, empresas e outras áreas do setor público.
Como funciona um sistema de protocolo online?
Um sistema de protocolo online, pode fazer um registro em duas vias relacionando a entrada ou saída de algum documento, objeto, equipamento ou solicitação de serviço. Um protocolo sempre possui um remetente (quem está enviando) e um destinatário (quem está recebendo). E, todas as informações do protocolo e o documento todo em si, ficam armazenados numa nuvem, podendo ser acessada a qualquer momento, o controle sobre a transição, sua agilidade e praticidade é o que torna o sistema tão querido e procurado.
O sistema de protocolos é interessante porque permite que o administrador público faça uma organização gerencial dos:
- tipos de protocolo;
- setores;
- funções
- requerentes;
- usuários;
- entre outros.
Além de reduzir a necessidade de arquivos em folhas de papel onde as buscas pelos documentos são extremamente trabalhosas, desperdiçando muito tempo dos colaboradores e consequentemente redução de custos, um sistema de protocolos online também é relevante porque garante transparência e agilidade para que o solicitante tenha total acesso à informação sobre o andamento de suas solicitações. Para o órgão público também é muito importante porque agrega maior agilidade para a equipe que trabalha na organização pública, através da automatização de processos.
Gerenciar os protocolos e tramitações se tornou muito mais simples, pois garante que as organizações façam o gerenciamento de todos os protocolos registrados, sejam eles concluídos, pendentes ou em andamento. Diante de tudo isso, ainda é importante mencionar a presença dos relatórios, que visa prestar contas sobre a quantidade, o assunto e cada tipo de protocolos em um todo, quem realizou, para quem e para quê foi feito, permitindo a mensuração de tempo e dinheiro muito mais assertivo, sem deixar passar batido nenhum detalhe.
Se você atua na área de gestão pública, já pensou em adotar um sistema de protocolo online? Fale conosco.
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